Elektronisk arkivmateriale som ikke lenger er i bruk for administrative formål vil før eller siden gå tapt, med mindre man tar aktive grep for å ta vare på materialet. Tap av offentlig arkivmateriale kan føre til at innbyggere mister muligheten til innsyn i sentral dokumentasjon om seg selv, og offentlige virksomheter kan oppleve å ikke være i stand til å dokumentere eget arbeid. Arkivforskriften og riksarkivarens forskrift inneholder derfor bestemmelser om håndtering av periodisert elektronisk arkivmateriale, og avlevering/deponering til arkivdepot for langtidsbevaring.

Alle offentlige virksomheter bør utarbeide en plan for langtidsbevaring av elektronisk arkivmateriale, og ha denne som en del av sin arkivplan. Arbeidet med å overføre elektronisk arkivmateriale til sikker langtidsbevaring kan være en omfattende prosess som involverer flere parter og medfører ekstrakostnader. Derfor er det nyttig å samle en beskrivelse av dette i en egen, konkret plan. Den vil gi dere et verktøy for å holde oversikt over lovpålagte oppgaver knyttet til langtidsbevaring, gjøre det tydelig hvem som har ansvar for ulike oppgaver, og hjelpe dere med å planlegge fremtidig ressursbruk.

Elektronisk arkivmateriale kan finnes i elektroniske sak-/arkivsystemer, journalsystemer, fagsystemer eller andre elektroniske systemer. For å kunne lage en god og dekkende plan for elektronisk langtidsbevaring, trenger dere oversikt over alt elektronisk arkivmateriale i virksomheten og hva av dette som skal bevares.

Langtidsbevaring av elektronisk arkivmateriale gjøres gjennom et arkivuttrekk. Kort fortalt betyr det å ta alle bevaringsverdige data og elektroniske arkivdokumenter ut av systemet i et format og med en struktur som er egnet for langtidsbevaring. Det finnes ulike metoder for å ta uttrekk, for eksempel Noark-uttrekk og tabelluttrekk. Det må sammen med arkivdepotet deres avklare hvilke krav som gjelder for materialet dere skal langtidsbevare.