Hopp til hovedinnhold (trykk enter)
Arkivplan.no
Opp ett nivå
Printer-ikon Utskriftsvennlig versjon

Postrutiner

Postrutiner

Postmottak - Papir. Sortering, stempling og journalføring

Kommunens postmottak er lokalisert på Rådhuset. Det finnes ikke flere postmottak. Inngående post leveres Posten direkte i postkasse på utsiden. Post som blir levert direkte til enheter og saksbehandlere skal arkivvurderes og sakspost leveres sentralt postmottak for stempling og registrering.

Det finnes ingen intern postombæringstjeneste i kommunen.

Sortering av post

Posten åpnes og grov sorteres i servicetorget. All post som skal distribueres internt gjøres elektronisk. Aviser legges direkte til mottaker. Reklame og uadressert post, gås i gjennom av postmottak og hvis det er arkivuverdig så kasseres det. Postmottaket åpner all post. All post som leveres til Vardø kommune regnes som tjenestepost. Privat post skal ikke sendes til kommunal adresse.

Feiladressert post returneres uåpnet til Posten.

NB - Anbud:

Anbud skal primært leveres inn elektronisk via kommunens abudsløsning Mercell Tendsign.

Anbud skal være merket med anbud/tilbud på konvolutten og skal ikke åpnes. Konvolutten
skal stemples med ”Mottatt” stempel. Skriv dato, klokkeslett og din signatur og lever konvolutten til saksbehandler. Saksbehandler skal alltid på forhånd varsle postmottak at de er ute med et anbud og når fristen for levering er.

Rekommandert post:

Mottak av rekommandert post: Rekommanderte sendinger kvitteres ut til postbudet.

E-post

E-post behandles på samme måte som vanlige papirdokumenter.

Følgende post er arkivuverdig (returneres til avsender eller makuleres):
  • Reklame
  • Tilbud vi ikke har bedt om
  • Regnskapsbilag, lønnsbilag, skattebilag (kan være arkivverdig men tas inn i egne fagsystem)
  • Kurs
  • Møteinnkallinger (kan tas inn dersom det er viktig dokumentasjon)
  • Lover og forskrifter (gjelder også info om dette)
  • Rundskriv
Arkivverdig post skal journalføres.

Det er vanskelig å gi et eksakt svar på hva som er arkivverdig men følgende gir en pekepinn:

Alt som skal saksbehandles (Med saksbehandling menes i dette tilfelle at det foretas en form for svar/handling/avgjørelse)

  • All klagebehandling bortsett fra klage på legebehandling
  • Alt som har dokumentasjonsverdi (både pr i dag, historisk og ikke minst rettslig)
  • Kontrakter/skjøter –alle typer • Avtaler – alle typer
  • Forhandlinger (eks lokale forhandlinger, lønnsforhandlinger osv)
  • Garantier (eks bankgarantier)
  • Planer
  • Rapporter – hvis de har dokumentasjonsverdi
  • Anbud (NB: se ovenfor)
  • Tilbud som vi har bedt om å få • Høringer
  • Møtereferat Stempling og journalføring og skanning

All post i papirformat som skal journalføres og «stemples» med ett elektronisk stempel som inneholder skannings dato.
Vi har fullelektronisk arkiv og alle dokumenter skal skannes. Vardø kommune foretrekker å få dokumenter i elektronisk format, da i PDF A format. Når vi har foretatt en godkjent prøveavlevering skal originalene oppbevares i 3 måneder før makulering.

postmottak@vardo.kommune.no

Innboksen til postmottak skal behandles på følgende måte:

  • Arkivuverdig post slettes fra postboksen
  • Post som er arkivuverdig men som vurdres som interessant for ansatte videresendes uten å registrere posten. Posten slettes fra postboksen
  • Post som er arkivverdig registreres i Public360. Etter registrering i P360 flyttes posten fra innboksen til mappen Behandlet.
Unntatt offentlighet

Post som er unntatt offentlighet skal påskrives Unntatt offentlighet. + aktuell hjemmel i journalkortet i Public 360.

Postjournal

All post blir publisert en gang i uken på https://vardo.pj.360online.com/ Journal og alle tekstdokumentene blir publisert. Journalen skal ellers inneholde: Saksnummer og sakstittel, Dato, Type (I,U), Sakstittel, Journalposttittel, Avsender/Mottaker, Saksbehandler.

Postjournal prosedyre
  1. Start programmet P360 Public Journal (må installeres lokalt på pc. installasjons fil ligger på u:\merkantilt\360 public journal.msi)
  2. Fyll ut:
    1. Server: vardo.public260online.com
    2. Format: eInnsyn - for publisering i nettskyen
    3. Jounaldato: Fra-til 
    4. Arkivenhet: Sentralarkiv
    5. Avdeling: Vardø kommune og underenheter (mer alle)
    6. Trykk Start
  3. Det legges en ZIP fil i mappen som er angitt under Konfigurering/Arbeidskatalog
  4. Gå til: https://vardo.pj.360online.com/admin
  5. Logg inn med brukernavn og passord
  6. Velg Admnlinker XML-import
  7. Veg filen fra punkt 3 og trykk Last opp
  8. Gå igjennom alle dokumenter og slett evt dokumenter som ikke skal på postlisten
Kontaktregister

Kontaktregister blir vedlikeholdt av postmottak, ved innlegging av nye kontakter skal følgende informasjon legges inn:

  1. Fullt navn
  2. personnummer/foretaksnummer. Adresse blir da hentet fra folkeregister/foretaksregister.
  3. telefonnummer
  4. epostadresse

Vardø kommune har oppslag mot Folkeregisteret som kan benyttes ved innlegging av nye private kontakter.

Månedlig sjekkes kontaktregisteret for dubletter eller kontakter uten personnummer/foretaksnummer.

Laster...