Utlån av arkivmapper skal alltid skje gjennom arkivansvarlig.
Dersom arkivansvarlig er syk eller bortreist skal brukerne ta kontakt med servicetorget, men er forpliktet til å holde seg til rutinene nedenfor.
- Utlån skal alltid registreres på utlånskort ("blindmappe") som blir plassert på den utlånte mappens plass i arkivet, eller utlånet registreres i postjournalen. Når utlånt materiale blir returnert, skal arkivansvarlig avskrive utlånet.
- Utlånt materiale skal alltid ligge i spesielle omslag som viser at dette er utlån fra arkivet, ikke saker til saksbehandling.
- Utlånt materiale skal normalt leveres tilbake innen 4 uker. Når saksbehandlingen krever at utlånstiden blir forlenget skal arkivet ha melding om dette.
- Utlånt materiale er lånerens ansvar til utlånet er avskrevet. Låneren skal påse at dokumenter ikke blir fjernet fra eller lagt til mappen, og at den opprinnelige orden i mappen ikke blir ødelagt. Dokumenter lånt fra arkivet kan ikke lånes videre uten at dette skjer etter avtale med arkivpersonalet.
- Hvert kvartal skal arkivet lage en oversikt over hvilke saker som er utlånt fra arkivet.
