Arkivplan.no

Arkivplan - Båtsfjord Kommune

BFJ Sommer

Kommunen sett fra Båtsfjord dalen. Foto: Inge Wahl.

Arkivplanen skal være retningsgivende for dokumenthåndtering i Båtsfjord kommune. Arkivloven med forskrifter ligger til grunn for retningslinjene. Arkivplan skal bidra til at kommunen ivaretar arkivansvaret sitt etter arkivloven § 6 hvor det heter: ‘’Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid.’’

Arkivplanen for Båtsfjord kommune er en total plan for organiseringen av arkivtjenesten, samt en oversikt over rutinene som gjelder etablering, bevaring og bruk av arkiver.

Arkivplanen skal revideres når det skjer endringer i organisasjonen eller saksgangen. Den skal ajourfører jevnlig og gjennomgås årlig i januar.

Rådmannen har det overordnede arkivansvaret (jfr. Arkivforskriften § 1-1)

1.1.2020 blir en milepæl i Båtsfjord Kommunes arkivhistorie. Kommunen tar da i bruk fullelektronisk sak- og arkivsystem, som innebærer store endringer for kommunen. Blant annet blir papirarkivene avsluttet, alle saksbehandlere må lære seg et nytt datasystem og nye rutiner blir innført. Innføringen av fullelektronisk sak- og arkivsystem bidrar til både høyere effektivitet og kvalitet i arbeidet ved å gi:

  • Mulighet for raskere dokumentflyt og distribusjon av dokumenter samt enklere informasjonsdeling
  • Raskere gjenfinning av dokumenter og informasjon samt økt tilgjengelighet
  • Økt mulighet til gjenbruk av tekst og andre opplysninger.
  • Mulighet for bedre styring av virksomhetens saksbehandling fordi arbeidsfordeling restanser og ‘’flaskehalser’’ blir mer synlig.
  • Grunnlag for en enklere avlevering til IKA Finnmark arkivavdeling.